Scopriamo cos’è il Facility Management

 
Il facility management è la disciplina che controlla tutte le attività che non riguardano il core business di un’azienda: manutenzioni, produttività d’ufficio, utilities, sicurezza, telecomunicazioni, servizio mensa, gestione edifici e sicurezza degli impianti.
Sempre più spesso, le aziende decidono di affidare in outsourcing questo importante servizio.
Le aziende che offrono servizi di Facility si possono trovare in alcune condizioni di difficoltà nella gestione del servizio, vediamone alcune.
 


Richieste decentralizzate

Il fornitore di Facility deve quotidianamente gestire un insieme di attività e scadenze dislocate in luoghi anche molto distanti.

E’ fondamentale, pertanto:

  • Pianificare in maniera efficiente gli interventi dei propri tecnici, fornendo una schedulazione quotidiana e basata sui percorsi a minor costo.
  • Disporre di uno strumento di controllo della rendicontazione e dell’efficienza dei propri tecnici che svolgono l’attività abitualmente fuori sede.

Attività periodiche documentate

Il Facility Management richiede una costante pianificazione, che può portare a perdere il focus sulla consuntivazione delle attività, per questo l’azienda deve constantemente:

  • Coordinare tempestivamente interventi di riparazione o manutenzione e mettersi al riparo da contestazioni del cliente.
  • Far fronte agli obblighi manutentivi di legge, che devono essere rispettati e documentati da idonei strumenti (come riportato anche nel Testo unico sulla sicurezza nei luoghi di lavoro).

La mossa giusta: uno strumento informatico per la gestione del Facility

Utilizzare un tool informatico per la gestione del facility porta ad enormi benefici, tra cui:

  • Controllo: le attività vengono pianificate dalla sede centrale sotto la supervisione del gestore del servizio, che ha sempre la visione completa degli interventi e del tempo speso per concluderli
  • Priorità ed organizzazione: le richieste vengono evase a partire dalla più urgente, senza discrezionalità da parte del tecnico o del cliente richiedente, riducendo i costi di attività straordinarie.
  • Trasparenza nei rapporti: avere dati certi (raccolti autonomamente dal sistema informativo adottato) è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con il cliente e non essere in balìa delle sue contestazioni.
  • Formazione del personale e standard: uno strumento centralizzato consente di pubblicare manuali e procedure per responsabilizzare il personale, dando accesso alla formazione continua e fornendo standard condivisi (ad esempio una procedura di generazione rapportini elettronica).

Caratteristiche dello strumento scelto

Nella scelta di uno strumento per la gestione del Facility, ti consiglio di verificare queste importanti caratteristiche:

  • Centralizzazione: lo strumento deve essere sempre fruibile dalla sede centrale, che organizza le attività, pianifica gli interventi sul territorio e ne controlla l’esito.
  • Agevole: registrare le attività agevolmente è una caratteristica fondamentale affinché i tecnici che lavorano fuori sede siano costanti nell’utilizzo.
  • Condiviso: lo strumento deve essere condiviso con il cliente. E’ possibile anche proporre uno strumento di questo tipo ai propri clienti, coinvolgendoli nella scelta e dividendo i costi di licenza, motivando con un miglioramento in breve tempo del proprio servizio di assistenza.

Cosa ottengo se adotto uno strumento per la gestione del Facility?

I risultati che si possono ottenere adottando uno strumento di questo tipo ti stupiranno, riassumendoli in 3 punti, potrai fin da subito:

  • Pianificare le manutenzioni in maniera facile e sicura
  • Responsabilizzare il personale e metterti nelle condizioni di lavorare meglio e con meno stress
  • Fornire dati certi. Otterrai la forza contrattuale necessaria per stabilire le condizioni economiche con il tuo cliente

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