Un portale moderno per la gestione HR

Gestire le Risorse Umane con Deepser.
Un portale web moderno ed integrato

A cosa mi serve un portale web per le Risorse Umane?

Spesso mi sono trovato coinvolto in progetti con clienti che avevano necessità di gestire in maniera più “snella” molti processi relativi al servizio Risorse Umane.
In diverse organizzazioni, infatti, permangono dei grossi faldoni cartacei in cui è racchiusa la documentazione dell’ultima decade relativa ad autorizzazioni, permessi, certificati, etc. dei dipendenti.
Nella migliore delle ipotesi, i faldoni sono stati sostituiti con la scansione elettronica dei documenti.

Anche in questi casi fortunati, però, il lavoro manuale di scansione ed archiviazione non è immediato e può dar vita ad errori (scansioni non leggibili, file memorizzati in cartelle errate, etc.).
In questo scenario puoi già intuire tutto quello che potremmo gestire con un tool informatico dedicato al Servizio Risorse Umane:

  • Certificati di malattia
  • Richieste di permessi
  • Richieste di assegni familiari
  • Richieste per maternità
  • Gestione buste paga e CUD
  • Documentazione di Infortuni sul lavoro
  • Permessi di soggiorno
  • Attribuzione di dispositivi
  • Restituzione di dispositivi
  • Autorizzazioni
  • Modulistica aziendale

In questo articolo ti presento una rapida guida per realizzare tutto ciò con Deepser, in maniera veloce e flessibile, per essere subito pronto a gestire le Risorse Umane in maniera efficiente e senza più faldoni di carta. Iniziamo!

Dati on-line sicuri e condivisi

Per implementare il nostro portale delle Risorse Umane utilizziamo Deepser: il software per migliorare la gestione di tutti i nostri servizi.

Utilizzando Deepser non avrai più bisogno di memorizzare i dati dei dipendenti all’interno di una intranet dedicata, di un database Access, di fogli Excel o di recuperarli da altri software presenti in azienda.

Deepser si collega direttamente con l’Active Directory aziendale ed importa i dati dei dipendenti nella sua base dati.
Se l’azienda non avesse a disposizione una struttura Active Directory, puoi importare tutti i dati dei dipendenti tramite file Excel o tramite creazione di record via email. Una volta importati, i fogli Excel non ti serviranno più, perché tutti i dati sono condivisi sul web in un portale dedicato.

Import Excel Utenti - Deepser

A questo punto, ogni dipendente è abilitato all’accesso al portale utente. Vede solo i suoi dati (pertanto la privacy è rispettata) e può iniziare ad inserire richieste o documenti.

Vediamo di seguito come configurare le tipologie di servizio che metterai a disposizione degli utenti.

Un portale flessibile

Ora che hai importato i dati degli utenti nel sistema, vediamo come configurare al meglio il portale di gestione (lato back-end) delle Risorse Umane.

Definisci anzitutto le tipologie di servizio che vuoi gestire.
Per il nostro esempio mi è bastato definire una sola tipologia di servizio: Risorse Umane.

Configurazione Tipologia - Deepser

A questo punto visualizziamo sulla sinistra nel nostro menu la nuova voce di Servizio Risorse Umane.

Menu Risorse Umane - Deepser

Hai visto come con una velocissima configurazione puoi iniziare la gestione del tuo servizio risorse umane dal portale web condiviso.

Configurando il portale utente in modo simile, abilitiamo immediatamente i nostri dipendenti ad inserire in maniera strutturata le richieste.

Metti a disposizione immediatamente un’interfaccia chiara e fruibile completamente on-line: da computer o da dispositivi mobile.

Categorie e Form dinamici

Ora che gli utenti possono utilizzare il portale web delle Risorse Umane, potrai trovarti di fronte ad alcune esigenze particolari.
Innanzitutto vorrai certamente categorizzare le richieste in modo da fornire reportistica e dati oggettivi al management se, ad esempio, ti viene richiesto quanti permessi ci sono stati in un determinato mese, quante giornate di malattia, etc.
La gestione delle categorie è molto semplice, grazie alla configurazione “ad albero” di Deepser.

Categorie Risorse Umane - Deepser

Allo stesso modo, vuoi fornire agli utenti campi specifici per la compilazione delle richieste in base alla categoria scelta.
Ad esempio, nel caso di richiesta di permesso sarà necessario un campo con data inizio ed uno con data fine del permesso, ma nel caso di autorizzazioni sarà necessario un campo per gestire il dispositivo aziendale per il quale si richiede autorizzazione.

Con Deepser gestire queste esigenze è immediato: i form dinamici permettono di configurare in base alla categoria (o a qualsiasi altro campo) il layout delle richieste che ti inviano gli utenti. Guarda qui sotto alcuni esempi:

Considera inoltre che tutti i dati inseriti dagli utenti sono integrati nel sistema Deepser.
Pertanto, se vuoi conoscere lo storico delle attribuzioni dei dispositivi o la loro ubicazione attuale, puoi sfruttare il CMDB nativo di Deepser per avere sempre sotto controllo tutte le risorse della tua infrastruttura.

Collaborazione aziendale

La potenza di un portale web condiviso sta anche nelle funzionalità di collaborazione.
Deepser ti permette di gestire e condividere immediatamente all’interno di un unico strumento tutti i seguenti dati:

  • Allegati degli Utenti: tutti i file vengono condivisi nel portale web.
  • Commenti: le richieste possono essere gestite mediante l’inserimento di commenti e senza necessità di contattare ripetutamente l’utente al telefono. I commenti sono storicizzati e vengono notificati ai dipendenti.
  • Notifiche Email: tutte le email sono inviate autonomamente dal sistema, tracciate nelle richieste alle quali si riferiscono e visibili direttamente on-line.
  • Richieste già inviate: gli utenti hanno a disposizione la lista delle richieste che hanno già effettuato, pertanto possono verificarle tramite il browser web, senza necessità di contattare il servizio risorse umane nel caso di dubbi.
  • Scadenze ed Assegnazioni: le date di scadenza delle richieste, il team o la persona assegnataria e lo stato della lavorazione sono condivisi e visibili dall’utente.
Collaborazione Aziendale - Deepser

Benefici

Abbiamo visto un esempio di portale web per la gestione del Servizio Risorse Umane.
E’ evidente che optare per una soluzione del genere permette di ottenere numerosi benefici nella gestione del servizio.
Con Deepser, infatti, puoi gestire gran parte delle attività che quotidianamente interessano l’ufficio ed i dipendenti all’interno di un unico strumento web condiviso, configurabile in pochi click:

  • Snellisci i processi (autorizzativi, di comunicazione, etc.) fornendo uno strumento moderno ed accessibile dai dipendenti anche fuori sede.
  • Elimini la carta per gran parte dei processi riguardanti le Risorse Umane. Tutti i file e le richieste vengono inseriti direttamente all’interno del portale web. Addio vecchi faldoni cartacei! 😉
  • Rendi autonomo il dipendente nel fornire le informazioni e non ti devi preoccupare di rispondere continuamente al telefono per fornire risposte.
  • Lavori meglio perché hai un unico repository in cui vengono archiviate tutte le richieste, che sono già ordinate e facilmente ricercabili sul portale.

In definitiva, il mio augurio è che le organizzazioni adottino strumenti di questo tipo, perché grazie ad un supporto informatico per la gestione delle risorse umane si può eliminare gran parte dei documenti cartacei e si risparmia un sacco di tempo nella gestione del servizio.

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