I migliori software Help Desk 2024

Che cos’è un software di help desk?

Un software di helpdesk è uno strumento che consente alle aziende di gestire i servizi di supporto in modo molto più efficiente e rapido. Fornisce  funzionalità di automazione per accelerare attività ridondanti e ripetitive come il riconoscimento di una domanda del cliente e il miglioramento dell’efficacia della risoluzione delle domande con un efficiente sistema di ticketing. Accelerando l’intero processo di assistenza al cliente, questa categoria di  soluzioni IT per le aziende, migliora l’esperienza del cliente e si traduce in una razionalizzazione e ottimizzazione delle risorse.

Molti software help desk offrono funzionalità avanzate come la creazione automatica di ticket, la gestione delle priorità e la possibilità di visualizzare dei report dettagliati per valutare e monitorare le prestazioni delle varie divisioni aziendali.

I software di help desk spesso integrano funzionalità di monitoraggio delle prestazioni dei processi, consentendo alle aziende di individuare eventuali problemi tecnici segnalati dai clienti e risolverli tempestivamente. Questo aiuta a garantire un servizio affidabile e ad accrescere la fidelizzazione dei tuoi clienti.

Alcune tra le funzionalità più importanti da tenere in considerazione nella scelta di un software di help desk sono le seguenti:

1. PERSONALIZZAZIONE: i migliori software Help Desk vengono progettati per adattarsi alle esigenze specifiche del tuo business.
2. SCALABILITÀ: la scalabilità di un software consiste nella capacità con cui un sistema tiene il passo con le tue esigenze.
3. SUPPORTO IN LINGUA: è molto importante scegliere un partner strategico che parla la tua stessa lingua.
4. WORKFLOW: le automazioni tramite workflow logici e customizzati ti consentono di ottimizzare tutti i flussi aziendali.

5. FACILITÀ E USABILITÀ: Un software per essere efficiente deve essere ancor prima intuitivo e facile da utilizzare così da poterti semplificare al massimo il lavoro!

Perché hai bisogno di un software di helpdesk?

L’esperienza del cliente, lo sappiamo tutti, è l’essenza stessa di un’azienda. 

Senza un cliente soddisfatto o felice, nessuna quantità di prodotti o servizi può aiutarti a crescere. Vendere in modo efficace il tuo prodotto o servizio e far sì che i clienti tornino da te per ulteriori informazioni: questo è ciò a cui aspira un’azienda. E per questo non esistono scorciatoie se non quella di offrire la migliore esperienza al cliente.

Gestisci tempestivamente i problemi dei clienti 

Un software help desk consente alle aziende di offrire servizi di supporto affidabili ai clienti e, di conseguenza, migliorare la Customer satisfaction.

In genere, le aziende utilizzano software di helpdesk completi per gestire i servizi di supporto interni ed esterni. Ciò consentirà ai tuoi dipendenti di concentrarsi su richieste più redditizie e di fornire un supporto più efficace.

Un software di Help Desk offre, inoltre, un sistema intelligente di gestione delle priorità, assegnando determinati livelli di urgenza alle richieste in modo da poter rispondere tempestivamente alle situazioni critiche, migliorando così la soddisfazione del cliente.

Automatizzi le attività e semplifichi i processi per una migliore efficienza

Ogni help desk prevede una serie di attività ridondanti, ripetitive e dispendiose in termini di tempo, che non creano un valore aggiunto in termini economici per il business. 

Questi includono l’invio di conferme di reclami o domande ai clienti al ricevimento del loro input, l’invio di notifiche al personale di supporto per dare seguito alle richieste in sospeso, e molto altro. Le funzionalità di automazione delle attività ti consentono di meccanizzare e velocizzare tutte queste incombenze, lasciandoti più tempo per attività più redditizie.

Deepser è dotato di sbalorditive funzionalità di automation che ti consentono di creare task, assegnare loro priorità, fornire risposte tempestive alle richieste di assistenza e anche gestire il carico di lavoro in modo più efficiente.

Scopri di più su i tuoi clienti attraverso l’analisi dei dati

Il software di helpdesk offre anche il vantaggio a lungo termine di avvicinarsi ai propri clienti. con l’aiuto delle analisi generate dal tuo software, potrai ottenere molte informazioni approfondite sui tuoi clienti, come il tipo di servizi e prodotti che apprezzano, il tipo di cose che non apprezzano e così via. 

Ciò ti consentirà di scoprire di più su ciascuno dei tuoi clienti e maturare una conoscenza aggiuntiva da incorporare nelle tue attività di marketing su misura.

Unifica tutti i canali di supporto in un unico posto

I sistemi software di helpdesk consentono ai manager di gestire più canali di supporto da un unico posto. Tramite una corretta integrazione e sincronizzazione dei dati, le domande e i reclami ricevuti da qualsiasi canale si canalizzano nella piattaforma e le azioni possono essere intraprese tempestivamente.

Tutti i tuoi dati raccolti in un luogo sicuro

Anche l’aspetto legato alla sicurezza è una componente fondamentale nella scelta di software help desk. Questi sistemi offrono avanzate funzionalità di crittografia e autenticazione per proteggere le informazioni dei clienti da accessi non autorizzati, garantendo la fiducia e la sicurezza dei tuoi clienti.

In sintesi, un software di Help Desk ben progettato e implementato rappresenta una risorsa inestimabile per qualsiasi azienda che miri a fornire un servizio clienti di alta qualità e a mantenere la fiducia dei propri clienti.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software help desk?

L’utilizzo di un software di help desk offre una serie di vantaggi significativi per le aziende e le organizzazioni di qualsiasi dimensione. Questi vantaggi contribuiscono a migliorare l’efficienza operativa, la soddisfazione del cliente e la gestione delle risorse.

Un software Help Desk migliora la comunicazione all’interno dell’azienda, consentendo ai team di supporto di avere una visione chiara di tutte le interazioni con i clienti. Automatizzando i processi di gestione delle richieste, riduce la necessità di compiti manuali consentendo ai dipendenti di concentrarsi su mansioni più redditive.

La centralizzazione delle informazioni sui clienti e sui loro problemi passati semplifica l’accesso ai dati importanti per risolvere i problemi dei clienti.

I software di help desk offrono strumenti di analisi dei dati che consentono alle aziende di monitorare le prestazioni del team di supporto. Questi strumenti forniscono insight sulle tendenze dei problemi dei clienti e sulle aree che richiedono miglioramenti. 

Con una soluzione IT di questo livello, le aziende possono rilevare rapidamente i problemi comuni sollevati dai clienti, consentendo loro di apportare modifiche ai prodotti o ai servizi in base ai feedback dei clienti, migliorando così l’offerta complessiva.

Un altro vantaggio molto importante consiste nella capacità di impostare scadenze e tempi di risposta per le richieste dei clienti, garantendo così che le richieste vengano evase puntualmente.

In altre parole automatizzando i processi e migliorando l’efficienza complessiva del supporto, i software Help Desk consentono alle aziende di risparmiare tempo e risorse. Ciò si traduce in una maggiore produttività complessiva e in un utilizzo più efficiente delle risorse aziendali.

In conclusione, l’utilizzo di un software di help desk offre numerosi vantaggi, tra cui miglioramenti nella comunicazione, nell’efficienza operativa e analitica. Questi vantaggi contribuiscono alla crescita e al successo a lungo termine delle aziende, migliorando la reputazione aziendale e il tuo fatturato.

Quali sono le differenze tra un software help desk e un software CRM?

I software di help desk e i software di Customer Relationship Management (meglio noti come CRM) sono entrambi strumenti essenziali per le aziende che desiderano migliorare la gestione del servizio clienti e rafforzarne le relazioni. Tuttavia, essi si concentrano su aspetti diversi e hanno caratteristiche uniche che li distinguono l’uno dall’altro.

Un software di help desk è progettato principalmente per gestire le richieste degli acquirenti e fornire supporto tecnico. Gli addetti al customer care utilizzano questo tipo di software per registrare, monitorare e risolvere i problemi in modo efficiente. I sistemi di help desk forniscono solitamente funzionalità come la gestione dei ticket, l’automazione dei flussi di lavoro, la priorità delle richieste e strumenti di analisi delle prestazioni del supporto. Questi software sono focalizzati sulla gestione delle richieste e sull’ottimizzazione dei processi di supporto per garantire una risposta rapida ed efficace alle esigenze dei consumatori.

D’altra parte, un software CRM si concentra sulla gestione delle relazioni in modo più ampio. Mentre può anche includere funzionalità di help desk, come il tracciamento delle interazioni e la gestione dei ticket, il suo obiettivo principale è quello di migliorare la gestione delle relazioni. I software CRM consentono alle aziende di mantenere un database centralizzato dei clienti, che include informazioni dettagliate sulle interazioni, le preferenze e la storia degli acquisti. Questi dati possono essere utilizzati per personalizzare le interazioni, identificare opportunità di vendita incrociata o di vendita aggiuntiva e migliorare la fidelizzazione della clientela.

Finalità del software

Una delle differenze chiave tra i due è l’orientamento al cliente. Mentre il software di help desk si concentra principalmente sulla gestione delle richieste e sul supporto tecnico, il CRM si allarga a tutto il ciclo di vita di essi. I sistemi CRM aiutano a gestire le vendite, il marketing, l’assistenza post-vendita e altri aspetti delle relazioni aziendali. Ciò significa che il software CRM può essere utilizzato da reparti diversi come vendite, marketing, assistenza clienti e servizi post-vendita per gestire le loro interazioni in modo più efficiente.

Gestione dei dati

Inoltre, un’altra differenza chiave tra i due è l’approccio alla gestione dei dati. Mentre il software di help desk si concentra principalmente sulle informazioni relative alle richieste e alla risoluzione dei problemi, il CRM mantiene un database più ampio che comprende informazioni su contatti, opportunità di vendita, cronologia degli acquisti e altre interazioni aziendali. Questi dati più ampi consentono alle aziende di comprendere meglio i comportamenti degli acquirenti, identificare tendenze di mercato e prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni aziendali complessive.

Personalizzazione

Infine, un’altra differenza può essere vista nell’approccio alla personalizzazione. I software CRM sono spesso progettati per offrire una visione olistica, consentendo alle aziende di personalizzare le interazioni in base alle preferenze e alle esigenze individuali dei clienti. D’altra parte, mentre i sistemi di help desk possono offrire alcune funzionalità di personalizzazione, il loro focus principale rimane sulla gestione efficiente delle richieste e sulla fornitura di soluzioni tempestive.

In conclusione

In sintesi, mentre sia i software di help desk che quelli CRM sono fondamentali per le aziende che desiderano migliorare il coinvolgimento dei clienti e fornire un servizio di alta qualità, si distinguono per il loro focus principale. Il software di help desk è orientato principalmente alla gestione delle richieste e del supporto tecnico, mentre il software CRM è progettato per migliorare le relazioni attraverso una gestione completa e personalizzata delle interazioni aziendali. L’adozione di uno o entrambi i tipi di software dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda e dagli obiettivi di gestione delle relazioni.

La soluzione IT per le aziende proposta da Deepser racchiude, all’interno di un unico strumento, tutte le funzionalità di un software helpdesk e CRM e molto altro.

Come si sceglie il giusto software di help desk?

Se stai cercando di scegliere il giusto software di help desk per la tua azienda, è fondamentale prendere in considerazione diversi aspetti chiave.

Innanzitutto, è cruciale comprendere a pieno le esigenze specifiche della tua azienda. Questo significa valutare il volume e la complessità delle richieste dei clienti, nonché il numero di operatori di supporto necessari per gestirle.

Una chiara comprensione delle tue esigenze aiuterà a focalizzare la ricerca su software che soddisfi i requisiti specifici del tuo business.

Ecco di seguito una lista di aspetti da tenere in considerazione:

• La facilità d’uso: i software dovrebbero essere intuitivi sia per i dipendenti che per la clientela. Un’interfaccia utente comprensibile riduce il tempo necessario per la formazione e favorisce un utilizzo efficiente del sistema.
• La gestione smart dei ticket: l’automazione dei flussi di lavoro sono funzionalità centrali. Il sistema dovrebbe consentire la creazione agevole dei ticket, l’assegnazione automatica basata sulle competenze degli operatori e il monitoraggio dello stato dei ticket. 
• L’automazione dei task: aiuta a semplificare i processi di supporto, riducendo al minimo gli errori umani e garantendo risposte tempestive alle richieste dei clienti.
• Piattaforma integrata: considera anche i diversi canali di supporto offerti dal software di help desk. Dal supporto via email e chat fino alle interazioni telefoniche e ai social media, il software dovrebbe essere in grado di integrare tutte queste fonti in un’unica piattaforma. Questo centralizza le richieste, semplificando notevolmente la gestione multicanale.
• Acquisizione di know-how: la presenza di una base di conoscenza solida è altrettanto importante. Un sistema di help desk efficace dovrebbe consentire la creazione e la gestione di una vasta base di conoscenza contenente articoli, FAQ e guide. Questi materiali aiutano i clienti a risolvere autonomamente i problemi comuni, riducendo così il carico di lavoro del team.
• Strumenti di analisi di dati: il reporting è fondamentale per valutare le prestazioni dei dipendenti. Tali strumenti forniscono dati cruciali sul tempo medio di risoluzione, le tendenze delle richieste e la soddisfazione del cliente. Le informazioni ottenute da queste analisi possono guidare le decisioni aziendali per migliorare ulteriormente i servizi di supporto.
• Supporto tecnico: l’assistenza clienti offerta dal partner individuato è essenziale per risolvere eventuali problemi tecnici tempestivamente e garantire un funzionamento senza intoppi del sistema.

In conclusione, la scelta del giusto software di help desk richiede una valutazione attenta delle esigenze aziendali specifiche, considerando aspetti come facilità d’uso, gestione dei ticket, canali di supporto, base di conoscenza, strumenti di analisi, scalabilità e assistenza clienti. Prendendo in considerazione tutti questi aspetti, sarai in grado di selezionare una soluzione di help desk che si adatta perfettamente alle necessità della tua azienda.

I 10 migliori software per help desk

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• Portale utente: potrai personalizzarlo in base all’utente/cliente che accede ai servizi per i quali è abilitato;
• Portal Designer: riuscirai a personalizzare il portale utente con un semplice drag&drop e inserire articoli della Knowledge Base, video, elenchi, asset in uso, annunci e molto altro.

Zen desk

Zendesk offre un’esperienza HR e IT moderna e consente di risparmiare tempo grazie a comode automazioni e flussi di lavoro ottimizzati. Questo software di ticketing dell’help desk semplifica il supporto interno ed esterno. Potenzia il tuo reparto IT con un software che allevia i punti deboli comuni, deviando più ticket e accelerando i tempi di risoluzione. 

Freshdesk 

Freshdesk è un sistema di helpdesk basato sul cloud che offre potenti soluzioni per il servizio clienti. Freshdesk unifica le conversazioni da e-mail, telefono, web, chat e social e ti aiuta a risolvere i problemi sui vari canali senza sforzi. Con Freshdesk puoi anche automatizzare i flussi di lavoro, offrire comode opzioni self-service, gestire gli accordi sul livello del servizio e generare report.

Ogni interazione di questo software, dalla messaggistica, al telefono, ai video e di persona, è basata sull’automazione intelligente e sulle esperienze collaborative dei dipendenti. Con dati unificati in ogni reparto, Service Cloud 360 consente ai pionieri di tutto il mondo di avere una visione completa di ogni cliente e portare il coinvolgimento a un livello superiore. 

SysAid

La soluzione help desk di SysAid offre una piattaforma da cui poter gestire tutto il supporto IT. In un unico tool potrai trovare tutte le funzioni essenziali di cui hai bisogno, tra cui: gestione dei ticket, funzioni di gestione delle risorse IT, portale self-service e altro ancora.

ManageEngine ServiceDesk Plus

ManageEngine ServiceDesk Plus è un software di helpdesk e gestione delle risorse. Offre un pacchetto integrato con gestione degli incidenti, localizzazione dei beni, acquisti, gestione dei contratti, portale self-service e knowledge base disponibile a un prezzo accessibile. ManageEngine ServiceDesk Plus è disponibile sia on premise che cloud. 

OneDesk 

Il software di One Desk unisce funzioni di help desk e gestione dei progetti in una singola applicazione. Pensato per le PMI e i dipartimenti delle grandi imprese.Questo software di facile utilizzo, con molte funzionalità e altamente configurabile, può gestire sia i ticket che i flussi di lavoro delle attività.

Freshservice

Freshservice è un helpdesk IT online che offre un’esperienza utente di gestione di ticket e risorse, come il rilevamento automatico di nuove risorse, gestione della configurazione e analisi dell’impatto. Gestione di incidenti, problemi, modifiche, release e conoscenze.

Zoho desk

Zoho Desk è un software per help desk basato sul cloud che consente alle aziende di creare relazioni più solide con i clienti. Grazie a Zoho Desk potrai visualizzare e rispondere a tutte le richieste dei clienti, da qualsiasi canale e da un’unica schermata. Queste funzionalità uniscono e-mail, social media, live chat, telefonate e moduli web. 

Jira service management

Jira Service Desk è un software per service desk che tutti possono utilizzare, configurabile dal l’amministratore e dotato di tutto ciò di cui il team IT ha bisogno: regole di automazione, SLA, creazione di report in tempo reale e processi certificati ITIL come incidenti, problemi e gestione del cambiamento.

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