Automatizza le attività: risparmia tempo e denaro

L’automazione delle attività ti farà
risparmiare un sacco di tempo e fatica

Il potenziale di automazione

Secondo un’indagine di Harvard Business Review molti settori lavorativi hanno un alto potenziale di automazione.
Si pensi, ad esempio, che nel settore del supporto informatico ben il 72% delle attività potrebbe essere automatizzato.
Tutto ciò fa riflettere circa l’eventualità che molte aziende stiano sprecando gran parte del loro tempo a causa della mancata automazione delle attività più semplici.
Vediamo come con uno strumento molto semplice, ma altrettanto potente, chiamato Escalation Rules sia possibile raggiungere un livello di automazione soddisfacente, evitando costi inutili per attività ripetitive.
Vediamo anche, con esempio pratico, come sia possibile combinare in Deepser questo strumento con le altre integrazioni native del software.

Esempio di Task Automation

Immagina di avere uno o più form sul tuo sito web per permettere l’inserimento di richieste di acquisto e richieste di supporto da parte degli utenti.

Una volta inseriti i dati dal contatto, vuoi inviargli un’email e tracciare un record strutturato con i dettagli dell’utente e della sua richiesta.

Inoltre, vuoi che i membri del team di pre-sales siano avvisati della nuova richiesta e che siano notificati con un reminder dopo 30 minuti se non hanno preso in carico la richiesta.

Il manager del pre-sales deve inoltre essere notificato se la richiesta è ancora pendente dopo un’ora dalla sua apertura.

Se la richiesta non riguardasse il pre-sales, ma un cliente già esistente, vuoi che lo stesso workflow sia eseguito per quanto riguarda il team di supporto.

Alla luce di questo, ti faccio una semplice domanda.

Quanti compiti “interni” ci sono dall’elaborazione di una registrazione fino a quando il processo di gestione è stato completato?

Più la risposta è vicina a 0, meglio è.
Più basso è il numero di attività, minore è il tempo che si sta spendendo e maggiore è il tempo per concentrarsi sull’attenzione al cliente.
Considera infatti che mentre gli operatori stanno svolgendo task interni di registrazione, documentazione, etc. il cliente non riceve risposte e stai lavorando senza fornirgli feedback.

La gestione inefficiente delle attività

Bene, nel caso che ti ho appena descritto, molte aziende lavorano così:

  • Un’email arriva dal sito web. Il responsabile del supporto decide a chi smistare la richiesta, ovvero assegna manualmente un task che deve registrare, profilando il nuovo contatto o il cliente.
  • Se la mail non è indirizzata al supporto, il responsabile del supporto inoltra la mail al manager del pre-sales che deve controllare i dati inseriti in un CRM, organizzando manualmente, tramite calendario condiviso, l’assegnazione ad un operatore del pre-sales.
  • Se l’operatore è impegnato, contatta nuovamente il manager indicandogli che non è disponibile.
  • A questo punto si riparte.

Evitando questo workflow manuale, puoi intuire molto bene come si riesca a risparmiare molto tempo!

Integrazione ed automazione sono la chiave

Ti propongo di valutare attentamente la mia soluzione alla domanda di prima.

  • Un’email arriva dal sito web. Deepser la riceve tramite integrazione email e decide in autonomia se il cliente è nuovo o se è già presente a sistema, confrontandolo con i record in anagrafica.
  • Se il cliente è nuovo, Deepser effettua un parsing dell’email e inserisce autonomamente i dati del cliente a sistema.
    Se il cliente esisteva già, Deepser inserisce un record di supporto con il nome ed il dettaglio del cliente.
  • Dalle informazioni rilevate nel punto precedente, Deepser “sa” a che team assegnare la lavorazione e notifica autonomamente gli operatori di pre-sales o quelli del supporto (volendo, con una piccola personalizzazione, è addirittura possibile assegnare all’operatore con meno attività in quel momento o ad un operatore disponibile immediatamente ).
  • In automatico, inoltre, le nuove richieste sono inserite nel Calendario di Deepser (Deep Calendar), visibile a tutti gli operatori direttamente dal portale.
  • Dopo che il record è stato creato, Deepser misura con i timer il tempo di risposta degli operatori.
  • Se l’operatore non risponde entro un tempo prestabilito, grazie alle Escalation Rules Deepser invia una notifica automatica, che viene anche storicizzata all’interno del record.
  • Dopo un’ora di mancata risposta, sempre le Escalation Rules inviano una notifica al manager e possono in autonomia assegnare ad un altro operatore la gestione della richiesta.

Et voilà, il gioco è fatto!
Impostando alcune semplici regole iniziali, riusciamo a risparmiare moltissimo tempo nella gestione delle attività interne.
Tutto ciò permette agli operatori (ed ai manager) di concentrarsi sulle attività ad alto valore, come la cura del cliente o le scelte strategiche.
task ripetitivi vengono gestiti da Deepser.

Un unico strumento, molte attività

Esistono molti tool per la gestione di task automation, ma solo pochi comprendono un insieme completo di funzionalità per gestire anche l’operatività sui record.
Deepser ti permette di mantenere in unico portale web i record relativi alle attività del tuo team.
Ti permette di integrarli con le tue caselle email, con il sito web o via API da e verso tool esterni.
In definitiva, Deepser ti permette di gestire gran parte della task automation all’interno di un unico strumento:

  • Riduce i tempi di risposta delle richieste: Deepser risponde automaticamente al cliente e notifica gli operatori in modo proattivo.
  • Riduce gli errori umani: le escalation rules permettono di avere una sorta di “segretaria virtuale” per la gestione dei task ripetitivi.
  • Più tempo per le attività che contano: integrando email, escalation rules, assegnazione automatica e parsing dei dati ricevuti da email o da sito web, operatori e manager possono dedicarsi a ciò che veramente conta.
  • Meno costi: a fronte di una configurazione iniziale il Return On Investment è immediato. Gli operatori hanno più tempo per dedicarsi ad attività legate al core business e l’inserimento manuale di tutti i dati sarà solo un lontano ricordo.

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