Problem Management: guida completa per migliorare la gestione dei problemi IT

Introduzione

Chi lavora in un service desk o ha la responsabilità dell’infrastruttura IT sa bene quanto spesso si ripetano gli stessi problemi. Può trattarsi di errori software, interruzioni ricorrenti di rete, rallentamenti inspiegabili o conflitti tra applicazioni. In molti casi, la tendenza è quella di fornire una risposta rapida per ristabilire il servizio, senza approfondire davvero le cause. Ma risolvere il sintomo non equivale a curare la malattia.

Il Problem Management nasce con questo scopo: non per gestire l’urgenza del momento, ma per eliminare definitivamente ciò che causa i malfunzionamenti. Non si tratta solo di un processo tecnico: è un cambio di mentalità, una strategia per costruire un IT più solido e meno esposto a rischi ripetitivi. In questo articolo esploreremo i principi alla base del Problem Management, le sue fasi operative, i benefici concreti che apporta e come sfruttare strumenti come Deepser per implementarlo al meglio.

Cos’è il Problem Management

Nel linguaggio dell’IT Service Management, un “problema” è definito come la causa sconosciuta di uno o più incidenti. L’incidente è il sintomo visibile: un’applicazione che non risponde, un servizio che si blocca, una rete inaccessibile. Il problema è la radice nascosta che, se non identificata e risolta, continuerà a generare incidenti nel tempo.

Il Problem Management è il processo che si occupa di gestire questi problemi, con l’obiettivo di prevenirli o ridurne l’impatto. Nell’approccio ITIL, si distingue tra gestione reattiva (rispondere dopo che il problema si manifesta) e gestione proattiva (individuare segnali e tendenze prima che si trasformino in incidenti gravi).

Ad esempio, se ogni lunedì mattina il sistema di posta elettronica aziendale rallenta, possiamo semplicemente riavviarlo (incident management) oppure analizzare il motivo per cui accade sempre nello stesso giorno, e scoprire che è legato a un backup pianificato male (problem management).

Perché il Problem Management è importante

Ignorare la causa dei problemi significa affrontare ogni giorno gli stessi malfunzionamenti, con costi diretti in termini di tempo e risorse, ma anche indiretti in termini di frustrazione degli utenti, perdita di produttività e danni alla reputazione del reparto IT.

Implementare un processo efficace di Problem Management significa:

• Ridurre la frequenza degli incidenti
• Abbattere i tempi di inattività
• Migliorare l’affidabilità e la continuità dei servizi
• Gestire meglio le aspettative degli stakeholder
• Aumentare la trasparenza e la tracciabilità delle attività IT

Le fasi operative del Problem Management

Rilevamento e registrazione

Il primo passo è identificare che esiste un problema. Questo avviene spesso grazie all’analisi dei ticket: un aumento improvviso di segnalazioni simili, una tipologia di errore che si ripete, un servizio che manifesta instabilità in certi orari. Utilizzando un software ITSM con capacità di correlazione tra ticket, asset, utenti o contratti come Deepser, diventa più semplice rilevare pattern ripetitivi e agire tempestivamente.

Una volta rilevato, il problema va registrato. Questa fase è essenziale per garantire tracciabilità e priorità nell’analisi. Il sistema consente anche di categorizzare il problema in base alla tecnologia coinvolta, all’urgenza o alla frequenza con cui si manifesta.

Classificazione e valutazione dell’impatto

Come puoi immaginare, non tutti i problemi hanno la stessa gravità. Alcuni coinvolgono decine di utenti e bloccano attività critiche; altri sono isolati e a basso impatto. La priorità viene definita combinando la probabilità che il problema si ripeta con le conseguenze potenziali sul business.

Diagnosi tecnica e analisi della causa alla radice

Questa è la fase più tecnica e spesso anche la più complessa. Richiede competenze trasversali, accesso ai log di sistema, dati di monitoraggio, cronologia dei cambiamenti. L’integrazione di Deepser con strumenti di monitoraggio, ITAM e CMDB è fondamentale per ottenere visibilità completa sull’infrastruttura. In questa fase si applicano metodi come il diagramma causa-effetto, i 5 Whys o l’analisi dei trend.

Identificazione di workaround

Se la causa non può essere risolta immediatamente, occorre almeno mitigare l’effetto del problema. Questo significa definire un workaround, una procedura temporanea per ripristinare il servizio.

Risoluzione definitiva e verifica

Una volta implementata la soluzione tecnica che corregge la causa, il problema viene considerato risolto. Ma prima di chiudere il processo, è buona prassi verificare l’efficacia dell’intervento: il problema si ripresenta? Il sistema si comporta in modo stabile? Sono emersi effetti collaterali?

Documentazione e chiusura

Ogni informazione rilevante va registrata: azioni intraprese, tempi di intervento, strumenti usati, persone coinvolte. Tutto entra nella Knowledge Base, arricchendo il patrimonio informativo dell’organizzazione.

Approccio proattivo: prevenire è meglio che curare

Un buon sistema di Problem Management non si limita a reagire: raccoglie dati storici, monitora le tendenze, segnala i punti deboli prima che diventino criticità.

Le dashboard di Deepser consentono di monitorare KPI specifici, generare report personalizzati e analizzare metriche. Questo approccio consente di passare dalla manutenzione correttiva alla manutenzione predittiva, con evidenti benefici sui costi e sulla qualità del servizio.

Il ruolo chiave della Knowledge Base

Documentare è parte integrante del Problem Management. Ogni problema risolto rappresenta un’esperienza utile per il futuro. La Knowledge Base è il contenitore di questa conoscenza: contiene cause note, workaround, istruzioni per la diagnosi, note tecniche e suggerimenti operativi.

Automazione e workflow intelligenti

Nel Problem Management il tempo è prezioso. Automatizzare i passaggi ricorrenti significa evitare ritardi, errori e colli di bottiglia. Con Deepser puoi costruire flussi approvativi, notifiche condizionate, assegnazioni automatiche in base a regole logiche.

Ogni fase del processo è tracciata, ogni passaggio è visibile, ogni azione è documentata. Questo aumenta la governance e rende il processo affidabile e ripetibile.

Integrazione con gli altri moduli ITSM

Il valore del Problem Management cresce quando è integrato con:

• CMDB: per sapere quali asset sono coinvolti e quali dipendenze esistono
• Change Management: per trasformare una correzione in una modifica controllata
• SLA: per verificare se i tempi di risposta e risoluzione sono rispettati
• Contratti: per tenere traccia delle ore erogate o dei vincoli contrattuali

Deepser offre una piattaforma unificata che consente di passare dal ticket alla gestione strutturata del problema, fino al miglioramento continuo dei servizi.

Conclusioni

Il Problem Management è molto più di un processo ITIL: è uno strumento strategico per qualsiasi organizzazione che vuole migliorare la resilienza, ridurre i costi e offrire servizi IT affidabili. Non serve solo a evitare guasti, ma a costruire un sistema più intelligente e proattivo.

Strumenti come Deepser permettono di integrare il Problem Management in modo naturale all’interno del flusso di lavoro quotidiano: con dashboard, automazioni, workflow e una Knowledge Base centralizzata. Investire in questa pratica significa trasformare l’IT da centro di costo a partner strategico per l’intera azienda.

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