Catalogo dei servizi: Cos’è e perché l’IT ne ha bisogno

Introduzione

Pensa a come i dipendenti della tua azienda richiedono assistenza al dipartimento IT. Mandano un’e-mail all’help desk? Si recano alla scrivania di qualcuno? O forse cercano di indovinare chi è il responsabile e sperano per il meglio?

Questa comunicazione informale e non strutturata provoca ritardi, confusione e frustrazione da entrambe le parti. I team IT faticano a stabilire le priorità. I dipendenti non sanno cosa aspettarsi. E alla direzione mancano i dati per migliorare le cose.

Un catalogo dei servizi risolve questo problema.

Offrendo un modo strutturato per richiedere e fornire servizi IT, un catalogo dei servizi cambia il modo in cui i team interagiscono all’interno dell’azienda. Non si tratta di un semplice elenco, ma di un sistema che porta visibilità, responsabilità e ordine nelle operazioni IT.

Che cos’è un catalogo dei servizi?

Il catalogo dei servizi è una risorsa centralizzata che illustra tutti i servizi offerti dall’IT. Funge da interfaccia tra l’IT e l’azienda, fornendo ai dipendenti una visione chiara di ciò che è disponibile e di come richiederlo.

Ogni servizio del catalogo include informazioni chiave come la descrizione del servizio, chi può richiederlo, eventuali prerequisiti, tempi di consegna stimati e fasi di approvazione necessarie. Ad esempio, se qualcuno ha bisogno di accedere a una cartella, il catalogo deve specificare i criteri di accesso, i tempi di consegna previsti e chi deve approvare la richiesta.

Non si limita solo all’hardware o al software. Un catalogo di servizi ben costruito include tutto ciò di cui l’IT è responsabile: l’ordine di nuove apparecchiature, la segnalazione di problemi o il provisioning di account. Più il catalogo è completo e ben strutturato, più diventa prezioso.

Una differenza fondamentale tra un semplice elenco di servizi e un catalogo funzionante è il contesto. Il catalogo non si limita a descrivere i servizi, ma definisce come vengono erogati. Include regole, flussi di lavoro e logiche di routing, che lo rendono uno strumento fondamentale.

Risolvere problemi reali nell’IT e non solo

Molte aziende sottovalutano il tempo che il personale IT spende per risolvere problemi ripetitivi ed evitabili. Senza un catalogo, le persone si affidano a thread di e-mail, richieste vaghe o sforzi duplicati. Questo rallenta i tempi di risoluzione e aumenta il rischio di errori.

Supponiamo che qualcuno abbia bisogno di un nuovo computer portatile. Senza un catalogo di servizi, potrebbe inviare una richiesta generica: “Ehi, mi serve un nuovo computer”. Il messaggio finisce nella casella di posta di qualcuno, senza dettagli chiave come il tipo di dispositivo necessario, chi approva l’acquisto e quando è necessario. Il team IT passa il tempo a cercare informazioni invece di fornire il servizio.

Con un catalogo di servizi, la stessa richiesta diventa strutturata. L’utente sceglie “Richiedi un computer portatile” da un elenco predefinito. Il modulo richiede il reparto, la motivazione e l’urgenza. L’approvazione viene inviata automaticamente al manager più adatto. L’IT riceve una notifica con tutte le informazioni richieste.

Questa semplice struttura elimina le congetture. Aiuta gli utenti a richiedere le cose giuste e l’IT a rispondere in modo preciso ed efficiente.

Catalogo dei servizi Deepser

L’approccio di Deepser al catalogo dei servizi enfatizza la flessibilità e il controllo. Gli utenti sfogliano i servizi raggruppati in categorie chiare e intuitive, sia che abbiano bisogno di assistenza, hardware, software o accesso alle risorse aziendali. Ciò che rende potente questo sistema è il livello di personalizzazione. Con Deepser è possibile personalizzare ogni servizio in base al ruolo, al reparto o al livello di accesso dell’utente.

Ciò significa che una persona che lavora nel dipartimento finance potrebbe vedere opzioni di servizio diverse da quelle di una persona che lavora nel marketing. Un amministratore IT può accedere a strumenti infrastrutturali sensibili, mentre il sistema consente a uno stagista di richiedere solo assistenza per l’onboarding o attrezzature di base. Queste regole aiutano a garantire la sicurezza, a ridurre gli errori e ad assicurare che le richieste siano sempre appropriate per la persona che le fa.

Inoltre, una volta che l’utente seleziona un servizio dal catalogo, il sistema è in grado di indirizzarlo automaticamente al team giusto in base alle regole di routing. Questo aspetto è fondamentale nelle grandi organizzazioni, dove diversi reparti gestiscono diversi tipi di servizi.

Ad esempio, il sistema invia una richiesta di installazione del software all’assistenza IT, mentre instrada una richiesta di revisione del contratto al team legale o di approvvigionamento.
Strutturando i servizi con flussi predefiniti, Deepser aiuta a eliminare gli errori di instradamento dei ticket e accelera i tempi di risoluzione.

Cosa rende efficace un catalogo dei servizi

Non tutti i cataloghi funzionano bene. Infatti non basta elencare i servizi, servono struttura, contesto e chiarezza.

Un buon catalogo è facile da navigare. I servizi devono essere raggruppati in modo che abbiano senso per gli utenti finali, non solo per l’IT. Ciò significa evitare il linguaggio tecnico e utilizzare invece termini comprensibili per i dipendenti.

I servizi stessi hanno bisogno di descrizioni complete e accurate. Nomi vaghi come “Richiesta di accesso” non aiutano nessuno. Piuttosto, scomponetelo: “Richiesta di accesso alle cartelle condivise per il team marketing” o “Configurazione VPN per i dipendenti in smart working”.

Deepser inserisce questi dettagli direttamente nel record del servizio, dando a ogni richiesta il giusto contesto.
Gli utenti sanno cosa fa il servizio, cosa devono fornire e cosa succederà dopo. Questa chiarezza definisce le aspettative e aiuta a ridurre le e-mail di risposta che spesso ritardano l’erogazione del servizio.

Un altro elemento che rende efficace un catalogo dei servizi è la logica di approvazione integrata. In molte organizzazioni, anche le richieste più semplici devono essere approvate da qualcuno. Senza automazione, questo si trasforma in un collo di bottiglia. Ma piattaforme come Deepser automatizzano il flusso di approvazione: le richieste passano dal richiedente all’approvatore, quindi al team di consegna, senza passaggi manuali.

Ciò significa anche che ogni fase viene registrata, rendendo l’intero processo trasparente e verificabile.

E, cosa forse più importante, questa raccolta strutturata consente una migliore pianificazione. L’IT tiene traccia di quali servizi gli utenti richiedono più spesso, dove si verificano i colli di bottiglia e di quali risorse ha bisogno ogni servizio.
Nel tempo, tutto ciò si trasforma in informazioni preziose per la gestione del personale, la definizione del budget e la definizione delle priorità.

Catalogo dei servizi per i dipendenti: Chiarezza e velocità

I dipendenti possono richiedere ciò di cui hanno bisogno e monitorare lo stato delle richieste in tempo reale. Non è più necessario tirare a indovinare o rincorrere gli aggiornamenti: ogni fase è visibile all’interno del portale.

E quando gli utenti hanno bisogno di aiuto, la Knowledge Base integrata offre risposte immediate. Quando compilano una richiesta, gli articoli pertinenti appaiono automaticamente, aiutandoli a risolvere i problemi più comuni senza dover aspettare l’IT.

Deepser combina struttura, trasparenza e self-service in un unico luogo, in modo che il team lavori in modo più efficiente e gli utenti ottengano il supporto di cui hanno bisogno, più velocemente.

Catalogo dei servizi per dirigenti e leadership: Prestazioni misurabili

Dal punto di vista della leadership, un catalogo dei servizi porta trasparenza. Crea una base per gli accordi sui livelli di servizio (SLA), la reportistica e la responsabilità.

Con Deepser, ad esempio, ogni voce del catalogo può essere collegata a SLA specifici. È possibile definire tempi di risposta, scadenze per la risoluzione e regole di escalation. Se una richiesta è in ritardo o a rischio, il sistema la segnala automaticamente.

Ciò significa che i manager non si basano più su feedback aneddotici o stime approssimative per valutare le prestazioni dell’IT. Possono generare report che mostrano la rapidità con cui vengono gestite le richieste, i problemi ricorrenti e l’evoluzione della qualità del servizio nel tempo.

Questi dati non riguardano solo l’IT. Supportano decisioni più ampie: l’assunzione di nuovo personale, l’adeguamento del budget o l’investimento in nuovi strumenti. Inoltre, contribuiscono a garantire la conformità ai requisiti normativi o alle politiche interne, creando un registro verificabile delle azioni e delle approvazioni.

Collegamento del catalogo alle automazioni

Uno dei vantaggi più importanti di un catalogo di servizi è il modo in cui sblocca l’automazione. Ogni servizio del catalogo diventa un trigger. Una volta inviata una richiesta, il sistema può iniziare a lavorare senza il bisogno di intervento manuale.

Pensiamo ad esempio a cosa succede quando qualcuno richiede credenziali per l’accesso remoto. Invece di aspettare che l’IT noti il ticket, capisca cosa è necessario e lo inoltri, la richiesta di catalogo avvia un flusso di lavoro che gestisce tutto. Il sistema verifica l’idoneità dell’utente, richiede l’approvazione del suo manager, crea le credenziali di accesso, registra l’attività e invia una conferma al termine.

Non si tratta solo di velocità. Si tratta di coerenza. Ogni richiesta segue le stesse regole. Ogni passo è tracciato. Non ci sono congetture, né deviazioni, né passi falsi.

Deepser supporta questo modello con una configurazione del flusso di lavoro visiva e low-code. Il personale non tecnico definisce il funzionamento dei servizi.

Più il catalogo diventa maturo, più è possibile automatizzarlo. Con il tempo, l’IT passa da un ruolo reattivo a uno proattivo, da un’attività ripetitiva alla gestione di progetti a valore aggiunto.

Monitoraggio e reporting integrati

Una volta che il catalogo e i flussi di lavoro sono stati messi in atto, il monitoraggio delle prestazioni diventa una questione di reportistica, non di indagine.

Il sistema avvia un timer, tiene traccia dei progressi compiuti e, se necessario, esegue un’escalation. Questo aiuta a evitare le violazioni degli SLA e a mantenere i team concentrati su ciò che conta di più.

Le Dashboard in tempo reale mostrano l’andamento delle attività. La maggior parte dei ticket viene risolta in tempo? Quali tipi di servizi richiedono più tempo? Alcuni team sono costantemente al limite? È possibile vedere queste informazioni a colpo d’occhio.

Deepser consente anche di programmare report ricorrenti per gli stakeholder. Aiutando gli altri reparti a capire come l’IT li supporta e dove potrebbero essere necessari dei miglioramenti.

Come il catalogo si inserisce in un quadro più ampio

Il catalogo dei servizi non è uno strumento isolato, ma una base. Tocca quasi tutte le parti dell’ecosistema ITSM . Si integra con il sistema di ticketing, il CMDB, i flussi di lavoro, di approvazione e il reporting. Inoltre, influenza il modo in cui si gestiscono le conoscenze, le risorse e persino la soddisfazione dei clienti.

Con strumenti come Deepser, il catalogo diventa la porta d’ingresso dell’IT. Dietro c’è un sistema connesso che automatizza la consegna, tiene traccia delle prestazioni e si adatta alla crescita dell’azienda.

Non si tratta di avere una bella interfaccia o un elenco consultabile. Si tratta di sostituire il caos con la struttura. Si tratta di aiutare le persone a ottenere ciò di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. E si tratta di dare all’IT gli strumenti per fornire questo aiuto in modo efficace, coerente e trasparente.

Conclusione

Un catalogo dei servizi IT non è solo un elenco di servizi. È un impegno alla chiarezza, alla responsabilità e a una migliore erogazione dei servizi. Trasforma le richieste caotiche e una tantum in flussi di lavoro strutturati e ripetibili. Allinea gli utenti, i team IT e i leader aziendali su aspettative condivise.

Se fatto bene, aiuta gli utenti a ottenere più velocemente ciò di cui hanno bisogno. I team IT possono controllare meglio la domanda. E offre alla leadership una visione chiara di ciò che funziona e di ciò che non funziona.

Se gestite ancora i servizi attraverso caselle di posta condivise o fogli di calcolo, non state solo rallentando l’IT, ma state limitando la capacità dell’intera organizzazione di operare in modo efficiente.

Come iniziare: Creare un catalogo dei servizi che funzioni

La creazione di un catalogo dei servizi non deve essere necessariamente complessa, ma ha bisogno di una struttura. Ecco un semplice schema per aiutare il vostro team a iniziare o a perfezionare quello che già avete:

1. Elencare tutti i servizi forniti

Iniziate identificando tutti i servizi offerti dal vostro team IT. Questo include le richieste di hardware, le installazioni di software, le autorizzazioni di accesso, l’onboarding, la risoluzione dei problemi e qualsiasi altra cosa gli utenti chiedano regolarmente. Non preoccupatevi ancora della struttura, ma prendete nota di tutto.

2. Raggruppare i servizi in categorie logiche

Una volta ottenuto l’elenco completo, organizzate gli elementi in categorie di facile comprensione. Pensate come un utente non tecnico: Come cercherebbe aiuto una persona del marketing o delle risorse umane? Categorie come “Dispositivi”, “Software”, “Accesso” e “Assistenza” sono spesso più utili delle etichette IT interne.

3. Definire i dettagli per ogni servizio

Per ogni servizio, delineate i dettagli principali:

• Chi può richiederlo
• Quali sono le informazioni necessarie per realizzarlo
• Chi lo approva (se necessario)
• Quanto tempo ci vuole in genere
• Quali sistemi o team sono coinvolti

Rendete queste informazioni visibili agli utenti in modo che sappiano cosa aspettarsi.

4. Creare moduli e automatizzare i flussi di lavoro

Una volta documentati i servizi, create dei moduli di accettazione che raccolgano tutte le informazioni giuste. Quindi impostare i flussi di lavoro per gestire automaticamente l’instradamento, le approvazioni e gli aggiornamenti. L’interfaccia no-code di Deepser rende questa fase più semplice e veloce.

5. Collegare i servizi agli SLA

Assegnate a ogni servizio uno SLA che rifletta le aspettative aziendali. Che si tratti di una risposta in due ore o di una finestra di consegna di cinque giorni, questo crea una chiara responsabilità. Tracciate le prestazioni nel tempo per individuare tempestivamente i problemi.

6. Introduzione in fasi

Non aspettate che sia perfetto. Lanciate il vostro catalogo con una serie di servizi di base, poi espandetelo nel tempo. Monitorate il feedback, misurate i risultati e modificateli se necessario. In questo modo si mantiene lo slancio senza sovraccaricare il team.

7. Collegare il catalogo ad altri strumenti ITSM

Per ottenere il massimo valore, integrate il catalogo con i sistemi di ticketing, reporting, CMDB e knowledge base. In questo modo l’IT ha una visibilità completa dalla richiesta alla risoluzione e può migliorare continuamente sulla base dei dati.

Siete pronti a creare il vostro catalogo dei servizi?

Con Deepser è possibile creare un catalogo di servizi completamente personalizzabile che si adatta alla propria organizzazione, sia che si tratti di gestire semplici richieste che complessi flussi di approvazione. Definite i vostri servizi, automatizzate la consegna, monitorate gli SLA e offrite agli utenti un modo chiaro e affidabile per ottenere assistenza IT.

Se siete pronti a dare una struttura ai vostri servizi IT, Deepser vi offre gli strumenti per farlo. Provate una demo gratuita dal link qui sotto!