Workflow Software: definizione e caratteristiche

Cos’è un workflow? Quanti tipi di workflow esistono? Quali sono le sue peculiarità?
Procediamo con ordine e partiamo con una prima definizione.
Quando parliamo di workflow ci riferiamo ad uno strumento per la gestione dei flussi di lavoro, in grado di azionare attività automatizzate.
Esistono tre diverse principali tipologie:

• workflow IT
• workflow per i Dipendenti
• workflow per i Clienti

Le peculiarità di un workflow sono molte. Facciamo alcuni esempi pratici.
Utilizzando uno strumento automatizzato per la gestione dei flussi di lavoro potrai:

Pianificare automaticamente le attività di manutenzione in base al tempo e all’utilizzo
Assegnare automaticamente ed in modo smart dei task, per la collaborazione costante tra dipartimenti e delle attività per la gestione dei processi di “Change” aziendali
Integrare i dati in tempo reale con le app aziendali più diffuse
Gestire le approvazioni, le scadenze e i rinnovi automatici dei contratti
Controllare a colpo d’occhio acquisizioni e dismissioni di beni aziendali


Il processo di creazione di un Workflow

Quali sono gli step da seguire per la creazione di un flusso di lavoro con un software per il workflow?

1) mappare i flussi di lavoro, ovvero definire quali processi vanno mappati e i relativi dettagli, quali task, kpi e attori coinvolti;

2) disegnare i workflow, ovvero realizzare i vari step del processo settando regole;

3) monitorare i processi, ovvero verificare il funzionamento e le relative performance.

Esempio di workflow digitale realizzato con il software Deepser.

5 buoni motivi per adottare una soluzione di workflow management

Perché adottare un workflow management centrale è vantaggioso?
Dalla gestione IT alle Risorse Umane, dal Customer Care all’Amministrazione. Una soluzione no code – low code per l’automatizzazione dei processi può portare molti benefici. Scopriamoli insieme:

Semplificazione dei processi interni
L’utilizzo di un workflow è utile per semplificare la gestione delle attività quotidiane all’interno delle aziende e nello specifico dei vari reparti. Tra le diverse funzionalità incluse in un flow vi è quella dell’assegnazione automatica delle attività per la gestione dei processi di Change aziendali. L’assegnazione dei task, delle scadenze e i reminder vengono automatizzati; i ruoli e le responsabilità di ognuno chiaramente definiti così come le attività e le informazioni che lo riguardano. Questo permette di rendere i processi trasparenti e semplificare la gestione dei flussi interni, soprattutto in aziende medio grandi.

Incremento della produttività
Adottando una soluzione di workflow digitale è possibile standardizzare i processi. Questo aumenta la produttività, oltre a permettere una riduzione in termini di costi e tempi. Automatizzare i task ripetitivi, ridurre tanti passaggi manuali, eliminare attività ridondanti che rallentano il lavoro, permette non solo vantaggi nell’ottimizzazione delle risorse. Le problematiche e i tempi improduttivi vengono individuati e documentati con maggiore rapidità. E questa maggior efficienza si traduce anche in un netto miglioramento nella gestione dei task e delle relazioni interpersonali.

Riduzione degli errori
Avere una visione globale, chiara e definita di tutti processi consente di raggiungere prima i propri obiettivi ed evitare il più possibile ritardi, intoppi e perdite di tempo. I dati vengono acquisiti automaticamente, la compilazione manuale drasticamente ridotta e tutte le informazioni di cui si ha bisogno raccolte in un solo unico strumento. Gli obiettivi e i task appaiono più definiti e misurabili. Grazie anche all’integrazione automatica con altri sistemi, la possibilità di commettere errori manuali e dover investire tempo in ulteriori rielaborazioni viene ridotta al minimo.

Tracciamento dei dati in tempo reale
Normalmente lo svolgimento delle attività aziendali necessita dell’utilizzo di più applicazioni. Difficilmente questo è possibile farlo con un unico strumento in grado di raccogliere e tracciare tutti i dati in tempo reale in un’unica piattaforma. Con un sistema di gestione dei workflow è possibile: attingere e monitorare velocemente dati provenienti da applicazioni differenti, come ad esempio CRM, ERP, mail, IoT, ed integrarli mettendo tutti i dati a disposizione delle risorse aziendali. Il tracciamento costante di ogni informazione permette non solo di individuare prontamente inefficienze e possibili punti di miglioramento ma anche di poter analizzare con estrema precisione le performance.

Miglioramento della qualità del lavoro
Dipendenti più soddisfatti e clienti più soddisfatti è la conseguenza immediata dell’adozione di un workflow digitale nelle aziende. Un tool che automatizza le attività e velocizza flussi di lavoro permette infatti una maggior trasparenza e semplicità nella gestione dei processi. L’assegnazione automatica ed intelligente dei task così come l’assegnazione chiara dei ruoli delle risorse all’interno di un determinato progetto, permette di eliminare ogni tipo di equivoco e di favorire la collaborazione costante tra dipartimenti. Inoltre affidare ad un tool automatico una serie di operazioni, controlli e avvisi consente alle risorse aziendali di lavorare al meglio su quello che è effettivamente il proprio compito, raggiungendo più velocemente i propri obiettivi, con minor stress e insoddisfazione.

Esempio di un flusso di lavoro gestibile tramite modulo Workflow di Deepser.

I vantaggi per un’azienda che decide di utilizzare una soluzione di workflow per automatizzare i flussi sono davvero notevoli. Questi sono solo alcuni. Tra gli altri, da evidenziare sicuramente, la gestione più semplice delle approvazioni, delle scadenze e dei rinnovi dei contratti o, ad esempio, la pianificazione automatica della manutenzione, nella gestione dei guasti, in base al tempo e all’utilizzo.
In generale, digitalizzare i processi della propria azienda con un sistema di workflow comporta un decisivo miglioramento su tutti i fronti: qualità e quantità del tempo, produttività, miglioramento delle performance e della sicurezza in tutte le fasi dei processi di gestione.

Adottando un Flow Management tool evoluto come Deepser, che offre anche funzionalità ITSM, un’azienda potrà tempestivamente far fronte alle proprie necessità di business in costante cambiamento. Attiva ora la tua demo gratuita.

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