Come ottimizzare i processi aziendali con il Workflow: Guida completa

COS’È UN WORKFLOW? DEFINIZIONE E CARATTERISTICHE

Un workflow aziendale è un sistema strutturato per la gestione dei flussi di lavoro, che permette di automatizzare e ottimizzare le attività aziendali. Essenzialmente, definisce una sequenza di passi necessari per completare un processo, assegnando compiti, stabilendo scadenze e monitorando i progressi.

TIPI DI WORKFLOW

Esistono tre principali tipologie di workflow:

• Workflow IT: Focalizzati sull’automazione dei processi informatici e tecnologici.
• per i Dipendenti: Dedicati alla gestione delle attività interne e delle risorse umane.
• per i Clienti: Orientati all’ottimizzazione dell’esperienza cliente e dei processi di vendita.

CARATTERISTICHE CHIAVE DEI WORKFLOW

Utilizzando uno strumento automatizzato per la gestione dei flussi di lavoro potrai:

• Pianificazione automatica delle attività di manutenzione in base al tempo e all’utilizzo
• Assegnazione automaticamente ed in modo smart dei task, per la collaborazione costante tra dipartimenti e delle attività per la gestione dei processi di “Change” aziendali
• Integrazione in tempo reale con le app aziendali
• Gestione automatizzata di approvazioni, scadenze e rinnovi
• Monitoraggio dell’acquisizione e dismissione di beni aziendali

COME CREARE UN WORKFLOW EFFICACE

Quali sono gli step da seguire per la creazione di un flusso di lavoro con un software per il workflow? di seguito i passaggi fondamentali:

MAPPATURA DEI FLUSSI DI LAVORO

• Identificare i processi da ottimizzare
• Definire task, KPI e attori coinvolti

DISEGNO DEL WORKFLOW

• Creare uno schema visuale del processo
• Impostare regole e condizioni per ogni step

MONITORAGGIO E OTTIMIZZAZIONE

• Verificare le performance
• Apportare modifiche in base ai risultati ottenuti

5 VANTAGGI DELL’ADOZIONE DI UN WORKFLOW MANAGEMENT SYSTEM

L’implementazione di un workflow management system può migliorare la tua azienda, dalla gestione IT alle Risorse Umane, dal Customer Care all’Amministrazione.

Una soluzione no code – low code per l’automatizzazione dei processi può portare molti benefici. Scopriamoli insieme:

SEMPLIFICAZIONE DEI PROCESSI INTERNI

Un workflow ben strutturato permette di semplificare notevolmente la gestione delle attività quotidiane all’interno dell’azienda. Grazie all’assegnazione automatica dei task e alla chiara definizione di ruoli e responsabilità, i processi diventano più trasparenti e fluidi.

Questo è particolarmente vantaggioso per le aziende di medie e grandi dimensioni, dove la complessità organizzativa può spesso rallentare l’operatività.

INCREMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ

L’adozione di una workflow software consente di standardizzare i processi, portando a un significativo aumento della produttività.

Automatizzando i task ripetitivi e eliminando le attività ridondanti, si ottiene una notevole riduzione dei tempi e dei costi operativi.

Inoltre, la maggiore efficienza si traduce in un miglioramento tangibile nella gestione dei task e nelle relazioni interpersonali tra i membri del team.

RIDUZIONE DEGLI ERRORI

Avere una visione globale e ben definita di tutti i processi aziendali permette di raggiungere gli obiettivi più rapidamente, evitando ritardi e intoppi.

L’acquisizione automatica dei dati e l’integrazione con altri sistemi aziendali riducono drasticamente la possibilità di errori manuali.

Questo non solo migliora l’accuratezza delle operazioni, ma elimina anche la necessità di investire tempo in correzioni e rielaborazioni.

TRACCIAMENTO DEI DATI IN TEMPO REALE

Un sistema di gestione dei workflow (workflow manager) efficace permette di monitorare e tracciare i dati provenienti da diverse applicazioni in tempo reale.

Questa capacità di integrare informazioni da varie fonti, come CRM, ERP, email e dispositivi IoT, offre una visione completa e aggiornata delle attività aziendali.

Il tracciamento costante consente di individuare rapidamente inefficienze e opportunità di miglioramento, oltre a fornire analisi precise delle performance aziendali.

MIGLIORAMENTO DELLA QUALITÀ DEL LAVORO

L’implementazione porta a una maggiore soddisfazione sia dei dipendenti che dei clienti.

Automatizzando le attività ripetitive e ottimizzando i flussi di lavoro, si crea un ambiente lavorativo più efficiente e meno stressante.

La collaborazione tra dipartimenti viene potenziata grazie alla chiara assegnazione dei ruoli e alla trasparenza dei processi.

Questo permette ai dipendenti di concentrarsi sulle attività a maggior valore aggiunto, raggiungendo più velocemente i propri obiettivi e aumentando la soddisfazione professionale.

ESEMPI DI WORKFLOW

I vantaggi per un’azienda che decide automatizzare i flussi sono davvero notevoli.

Questi sono solo alcuni esempi di workflow. Tra gli altri, da evidenziare sicuramente, la gestione più semplice delle approvazioni, delle scadenze e dei rinnovi dei contratti o, ad esempio, la pianificazione automatica della manutenzione, nella gestione dei guasti, in base al tempo e all’utilizzo.

In generale, digitalizzare i processi della propria azienda con un sistema di workflow comporta un decisivo miglioramento su tutti i fronti: qualità e quantità del tempo, produttività, miglioramento delle performance e della sicurezza in tutte le fasi dei processi di gestione.

Alcuni settori che possono beneficiare dei workflow:

• Settore IT: Workflow IT per la Gestione delle richieste di assistenza tecnica
• Risorse Umane: Con Workflow hr per gestire il processo di onboarding dei nuovi dipendenti
• Vendite: Qualificazione dei lead e gestione delle opportunità
• Produzione: Controllo qualità e gestione dell’inventario
• Customer Service: Gestione dei reclami e delle richieste dei clienti

CONCLUSIONI

L’adozione di un sistema di workflow management rappresenta un passo fondamentale verso la digitalizzazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

Con strumenti avanzati come Deepser, che offre funzionalità ITSM integrate, le aziende possono rispondere tempestivamente alle mutevoli esigenze di business, migliorando efficienza, produttività e soddisfazione di dipendenti e clienti.

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