ITSM e onboarding digitale dei dipendenti

L’onboarding dei dipendenti è un processo cruciale per le aziende di oggi. Garantire un inserimento efficace dei nuovi assunti è fondamentale per creare un ambiente di lavoro positivo e ridurre il turnover. Un modo per semplificare e ottimizzare questo processo è utilizzare un software ITSM (IT Service Management) appositamente progettato per supportare l’onboarding e la transizione dei dipendenti.

Perché l’onboarding dei dipendenti è importante?

L’onboarding aziendale è molto più di una semplice introduzione ai nuovi dipendenti. E’ il primo passo cruciale per l’integrazione di una nuova persona ed è un processo fondamentale per garantire che i nuovi talenti comprendano i loro compiti specifici, ma anche che si sentano coinvolti e pronti a contribuire al successo dell’azienda.

Un solido programma di onboarding è essenziale per offrire ai nuovi assunti una panoramica dettagliata dell’azienda, della sua missione, visione e dei valori. Al contempo, serve a ridurre il tempo necessario per l’adattamento dei nuovi dipendenti, consentendo loro di raggiungere la piena produttività più rapidamente. Infine, un onboarding efficace aiuta a migliorare il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti, fattori critici per la retention e la produttività a lungo termine.

Cosa significa ITSM?

L’ITSM, acronimo di IT Service Management, è una metodologia che aiuta le aziende a gestire e fornire servizi IT in modo efficiente. Questo approccio si basa sulla gestione dei processi e delle risorse IT per soddisfare le esigenze degli utenti interni ed esterni.
L’ITSM offre una serie di funzionalità e strumenti che semplificano e migliorano l’onboarding dei dipendenti.

Come un software ITSM facilita l’onboarding?

Il Service Management può giocare un ruolo significativo nell’onboarding aziendale, facilitando l’intero processo per tutti gli attori coinvolti. Hai mai pensato a tutte le attività che devono essere fatte in vista dell’arrivo di una nuova risorsa e quando questa mette piede in azienda? E’ necessario che ognuno venga coinvolto nel momento opportuno e per le attività che lo competono.
Vediamo alcune delle principali caratteristiche che un software ITSM come Deepser offre.

1. Flussi di lavoro standardizzati

Un buon software ITSM consente di creare flussi di lavoro e processi standardizzati per l’onboarding dei dipendenti. Questi flussi di lavoro guidano il personale delle Risorse Umane attraverso ogni fase del processo, fornendo istruzioni chiare e dettagliate su cosa fare e quando farlo. Questo assicura che nessuna attività venga trascurata e che ogni nuovo assunto riceva tutte le informazioni e le risorse necessarie in modo coerente.

2. Processi di provisioning automatizzati

Con Deepser è possibile automatizzare i processi di provisioning dell’hardware e del software necessari per i nuovi dipendenti. Questo significa che non appena viene avviato il processo di onboarding, l’ITSM può gestire automaticamente la richiesta e l’approvazione di nuove apparecchiature, software e accessi ai sistemi pertinenti.

3. Creazione di ticket e gestione delle richieste

E’ possibile creare e tracciare ticket per tutte le richieste di servizio legate all’onboarding. Che si tratti di richieste di accesso a specifici software, di configurazioni hardware o di assistenza tecnica, tutte le richieste possono essere tutte gestite e monitorate in modo organizzato.

4. Catalogo dei servizi

L’ITSM può offrire un catalogo dei servizi, che elenca tutti i servizi disponibili all’interno dell’azienda. Questo può includere accesso a software, risorse di formazione, guide operative e altro ancora. I nuovi dipendenti possono accedere a questo catalogo per individuare e richiedere i servizi di cui hanno bisogno durante il processo di onboarding e successivamente. 

5. Automazione delle attività ripetitive

L’automazione dei compiti ripetitivi è uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un software ITSM per l’onboarding dei dipendenti. Questi strumenti automatizzano le attività ripetitive come la creazione di account, l’assegnazione di risorse, l’invio di comunicazioni di benvenuto, e la compilazione di documenti, risparmiando tempo, riducendo al minimo gli errori e consentendo ai diversi team coinvolti di concentrarsi su attività più strategiche.

6. Knowledge base e self-service

Un software ITSM include una knowledge base che raccoglie informazioni e risorse utili per i nuovi dipendenti. Questa knowledge base è facilmente accessibile attraverso un portale self-service nel quale i nuovi assunti trovano rapidamente risposta alle loro domande e accedono a manuali operativi, risorse formative, FAQ e guide utili. Il vantaggio aggiuntivo è che questi materiali sono sempre condivisi e aggiornati, nonché disponibili 24/7 e da qualsiasi dispositivo.

7. Monitoraggio e reporting

Un buon software ITSM offre strumenti di monitoraggio e reporting che consentono di tenere traccia delle attività di onboarding dei dipendenti e di valutare l’efficacia del processo.

Questi strumenti offrono infatti la possibilità di monitorare il progresso del processo di onboarding. Si possono rilevare i punti in cui potrebbero esserci ritardi o difficoltà, consentendo al team HR di intervenire prontamente per risolvere eventuali problemi. E’ inoltre possibile raccogliere feedback diretti dai nuovi assunti per identificare punti di forza e aree di miglioramento

Quali sono i vantaggi dell’automazione nell’onboarding dei dipendenti?

L’automazione dei processi di onboarding dei dipendenti offre numerosi vantaggi sia per l’azienda che per i nuovi assunti. Tra i principali vantaggi di cui l’azienda può beneficiare:

• Efficienza operativa: L’automazione consente di ridurre il tempo e l’energia necessari per gestire manualmente i processi di onboarding, consentendo al personale delle Risorse Umane, dell’IT e del reparto di inserimento di concentrarsi su attività di maggior valore.

• Consistenza: Grazie all’automazione, è possibile garantire un approccio coerente nell’onboarding dei dipendenti. I nuovi assunti ricevono tutte le informazioni e le risorse necessarie in modo uniforme, evitando errori e omissioni.

• Trasparenza: L’automazione consente di tenere traccia di tutte le attività e le interazioni durante il processo di onboarding. Questo garantisce una maggiore trasparenza e facilita il monitoraggio e la valutazione della performance.

• Personalizzazione: Un buon software ITSM consente di personalizzare il processo di onboarding in base alle specifiche esigenze dell’azienda e dei dipendenti. È possibile configurare flussi di lavoro e regole personalizzate per garantire un’esperienza su misura per ogni nuovo assunto, in base al ruolo, alle competenze, al dipartimento ecc.

• Scalabilità: L’automazione consente di gestire facilmente grandi volumi di nuovi assunti senza compromettere la qualità del processo di onboarding. Le procedure standardizzate e automatizzate possono essere facilmente adattate per gestire un numero crescente di dipendenti, senza far aumentare esponenzialmente il lavoro delle Risorse Umane e degli altri team coinvolti.

• Accessibilità: Con sempre più aziende che adottano il lavoro remoto o ibrido, i software di onboarding si adattano a questa realtà offrendo strumenti e risorse per l’onboarding virtuale.

In conclusione, l’onboarding dei dipendenti è un processo critico che richiede attenzione e risorse. L’ITSM può facilitare l’onboarding fornendo strumenti e processi per automatizzare, tracciare e gestire in modo efficiente tutte le attività legate all’integrazione dei nuovi dipendenti, mantenendo un approccio organizzato e orientato al servizio. Questo consente al personale delle Risorse Umane di concentrarsi su attività di maggior valore pur garantendo un’esperienza coerente e personalizzata per i nuovi assunti.

Deepser è già stato adottato dalle aziende a supporto dell’onboarding aziendale. Grazie ai flussi di lavoro personalizzati, agli automatismi nativi di prodotto e alle funzionalità di self-service offerte permette di ottimizzare il processo, ridurre la burocrazia e migliorare l’esperienza complessiva del nuovo dipendente.

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