Misurare il tempo con un software helpdesk

Definire metriche e misurare i tempi è fondamentale affinché la tua azienda possa prendere decisioni consapevoli e concentrare le proprie risorse su ciò che genera valore. Le metriche indicano le priorità della tua azienda e forniscono informazioni valide sullo stato della tua organizzazione: ti dicono se qualcosa sta andando storto o mostrano che la tua organizzazione sta raggiungendo i suoi obiettivi.

Esistono vari strumenti sul mercato che ti danno la possibilità di monitorare e tenere traccia delle metriche. A seconda delle metriche che ti interessano, dovrai individuare lo strumento più adatto. Il software di help desk è la soluzione giusta per misurare le metriche relative al tempo dei servizi che offri ai tuoi clienti.

Perché è importante misurare il tempo di risoluzione con un software Help Desk?

Il tempo di risoluzione si riferisce al tempo impiegato da un rappresentante dell’assistenza per risolvere un ticket, dal momento in cui viene segnalato fino alla sua chiusura. È una metrica fondamentale per misurare l’efficienza e l’efficacia di un team di help desk.

TTR considera l’intero processo di diagnosi e risoluzione del problema, inclusa la comunicazione, la collaborazione e la risoluzione dei problemi necessarie. Anche se in genere è preferibile un tempo di risoluzione più breve, è essenziale bilanciare la velocità con l’accuratezza e la qualità della risoluzione.

Misurare il tempo di risoluzione con un software di help desk può aiutare la tua organizzazione a:

1. Monitoraggio delle prestazioni

Fornire informazioni preziose sulle prestazioni dei singoli agenti dell’help desk. Minore è il tempo, minore sarà il tempo necessario al team del servizio clienti per risolvere un ticket, anche se è necessario prestare particolare attenzione alla qualità del servizio offerto.

2. Miglioramento continuo

Con TTR è possibile identificare modelli e tendenze che potrebbero indicare aree di inefficienza, come problemi ricorrenti, colli di bottiglia o lacune di competenze, consentendo di implementare misure preventive, migliorare le procedure e ottenere risultati aziendali migliori.

3. Servizio clienti

Il tempo di risoluzione può avere un impatto diretto sul servizio clienti, sulla soddisfazione, sulla fidelizzazione e sulla fedeltà.  Infatti, i clienti che ricevono soluzioni tempestive ed efficaci ai loro problemi hanno maggiori probabilità di avere un’esperienza positiva e rimanere fedeli all’azienda

Perché è importante misurare il tempo medio di ripristino del servizio con un software Help Desk?

La misurazione del tempo medio per ripristinare il servizio (MTRS) è un indicatore chiave di prestazione che quantifica il tempo medio necessario per ripristinare un servizio dopo che si è verificato un incidente. Fornisce approfondimenti sulla capacità dei servizi IT di riprendersi dagli incidenti, contribuendo all’affidabilità e alla disponibilità complessive dei sistemi IT.

MTRS rappresenta una metrica essenziale nel contesto dell’IT Service Management per questi motivi principali:

1. Conformità all’accordo sul livello di servizio (SLA)

La misurazione dell’MTRS aiuta a valutare e garantire la conformità agli SLA che definiscono i tempi previsti per il ripristino del servizio. Mean Time to Restore Service fornisce una metrica tangibile per valutare la capacità dell’organizzazione di soddisfare i propri impegni di servizio.

2. Efficienza operativa

Un MTRS inferiore suggerisce che l’organizzazione dispone di processi efficaci, personale qualificato e risorse necessarie per rispondere e risolvere tempestivamente gli incidenti.

3. Gestione del rischio

Tempi di ripristino più lunghi possono esporre un’organizzazione a maggiori rischi operativi e potenziali conseguenze negative. Il monitoraggio dell’MTRS aiuta a identificare le aree in cui potrebbero essere necessari ulteriori investimenti o miglioramenti per mitigare i rischi.

4. Implicazioni sui costi

 I tempi di inattività possono comportare un aumento dei costi per l’organizzazione. Misurare l’MTRS con un software avanzato di help desk consente di comprendere l’impatto finanziario delle interruzioni del servizio, tra cui la potenziale perdita di entrate, il calo della produttività e le spese aggiuntive associate alla risoluzione degli incidenti.

Perché è importante misurare il tempo medio tra i guasti con un software Help Desk?

Il Mean Time Between Failures (MTBF) fornisce informazioni sull’affidabilità e sulle prestazioni dei servizi e dei sistemi IT. È una metrica strategica che può essere facilmente misurata con un software di Help Desk come Deepser per identificare aree di miglioramento, investire in nuove tecnologie e rivedere i processi per livelli più elevati di affidabilità del servizio.

Infatti, il Mean Time Between Failures supporta la gestione del rischio, la manutenzione proattiva e aiuta le organizzazioni a rispettare gli impegni sui livelli di servizio, contribuendo all’efficacia e all’efficienza complessive della fornitura dei servizi IT.

I principali vantaggi della misurazione dell’MTBF con un software di help desk sono:

1. Manutenzione proattiva

Comprendendo il tempo medio tra i guasti, i team IT possono pianificare attività di manutenzione preventiva per ridurre la probabilità di tempi di inattività non pianificati e garantire la disponibilità continua dei servizi critici.

2. Affidabilità del servizio

L’MTBF mostra la frequenza con cui i fornitori di servizi IT possono aspettarsi che si verifichino guasti, consentendo loro di affrontare in modo proattivo potenziali problemi e migliorare l’affidabilità complessiva dei servizi.

3. Allocazione delle risorse

MTBF aiuta ad allocare le risorse in modo più efficiente. Per i sistemi con un MTBF più elevato, le risorse possono essere allocate ad altre aree o utilizzate per iniziative di miglioramento. Per i sistemi con un MTBF inferiore, risorse aggiuntive possono essere destinate alla manutenzione preventiva o agli aggiornamenti.

4. Gestione degli incidenti

Il tempo medio tra i guasti può fornire una base di riferimento per l’affidabilità prevista del sistema. Quando i guasti si verificano più frequentemente di quanto previsto dall’MTBF, ciò richiede un esame più attento degli incidenti e una potenziale rivalutazione dei processi di gestione del servizio.

Metriche temporali in un software help desk

Tempo medio di risoluzione, tempo medio di ripristino del servizio e tempo medio tra guasti sono parametri cruciali per valutare e migliorare l’efficienza, l’efficacia e le prestazioni complessive della gestione dei servizi IT. La tua organizzazione può lavorare su molteplici aspetti per migliorare questi parametri, come l’ottimizzazione dei flussi di lavoro, la fornitura di formazione aggiuntiva agli agenti, il miglioramento della comunicazione e la definizione di obiettivi realistici.

Deepser Help Desk Software dispone degli strumenti necessari per offrire servizi IT affidabili e reattivi che soddisfano e superano le aspettative dei clienti. Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti nella configurazione

E ricorda, il tempo conta perché il tuo tempo è prezioso per te e il tempo dei tuoi clienti è prezioso per loro!